Sie möchten eine Tagung oder ein Seminar organisieren? Machen Sie daraus mit Bar Company ein dynamisches Event

Tipps und No-Gos für die Organisation einer Tagung

Tipps für die Organisation einer Tagung:

• Konzentriere dich auf eine klare Zielgruppe: Legen Sie fest, wen Sie erreichen möchten und was die Teilnehmer am Ende mitnehmen sollen. Legen Sie das Ziel Ihrer Tagung fest und stimmen Sie den Inhalt, die Referenten und die Form darauf ab. Vielleicht eignet sich ein kreativer Ansatz wie ein Firmenfest Jedenfalls besser als eine herkömmliche Umgebung.
• Kommunizieren Sie rechtzeitig: Sende eine Merkt euch das Datum vor mindestens drei Monate im Voraus, damit die Gäste sich den Termin vormerken können. Die offizielle Einladung sollte idealerweise etwa sechs Wochen im Voraus versandt werden. Geben Sie darin die wichtigsten Informationen an: wo, wann, warum und wie man sich anmelden kann.
• Beziehe deine Gäste in das Programm ein: Bitten Sie Ihre Zielgruppe um Anregungen oder Ideen für Themen. So werden die Inhalte relevanter und die Besucher fühlen sich stärker einbezogen. Außerdem verringern Sie dadurch das Risiko, dass Nichterscheinen.
• Gestalte es persönlich: Versenden Sie eine Einladung in Form eines kurzen Videos oder einer persönlichen Nachricht anstelle einer Standard-E-Mail. Ein persönlicher Ton in Ihrer Kommunikation sorgt für ein stärkeres Gefühl der Verbundenheit – noch bevor die Tagung beginnt.
• Denken Sie wie ein Besucher: Gehen Sie das gesamte Programm im Kopf einmal durch: vom Eintreffen bis zur Abreise. Was könnte jemandem begegnen? Ist der Ablauf logisch? Indem Sie sich im Voraus in die Lage Ihres Gastes versetzen, vermeiden Sie Überraschungen am Tag selbst.
• Halte alles fest: Sorgen Sie für gute Fotos und Videos oder übertragen Sie die Konferenz live. Das liefert nicht nur wertvolle Inhalte, sondern macht es auch viel einfacher, die Leute für die nächste Ausgabe zu begeistern.
• Vergiss die Nachverfolgung nicht: Melde dich nach der Veranstaltung bei uns. Schicke uns eine kurze Bewertung oder teile ein Aftermovie und eine Fotogalerie. So bleibt das positive Gefühl noch eine Weile erhalten und du erhältst wertvolles Feedback für die Zukunft.
  

Was man bei der Organisation einer Tagung vermeiden sollte:

• Standard-Tagesablauf: Eine Tagung von halb 10 bis halb 5 scheint praktisch zu sein, führt aber oft zu Staus. Außerdem ist ein Programm, das nur aus Vorträgen und Pausen besteht, wenig inspirierend. Planen Sie lieber drei bis vier Höhepunkte ein, abwechselnd mit Zeit für Entspannung.
• Zu viel Kommunikation: Überhäufe deine Gäste nicht mit E-Mails und Updates. Lege im Voraus fest, welche Kontaktmomente wirklich notwendig sind, und teile jedes Mal etwas Neues oder Wertvolles mit.
• Schlangen am Eingang: Lassen Sie die Besucher sich zunächst registrieren und erst danach ihre Jacke aufhängen. So vermeiden Sie Staus am Schalter, weil die Eintrittskarten noch in den Jackentaschen stecken.
• Schlecht lesbare Ausweise: Eine Visitenkarte, die nicht lesbar ist, verfehlt ihren Zweck. Verwenden Sie eine große Schriftart und ziehen Sie Farbcodes für verschiedene Zielgruppen oder Interessen in Betracht.
• Leere erste Reihen: Verhindern Sie, dass sich alle ganz hinten hinsetzen. Lassen Sie einen Gastgeber oder einen Vertreter der Geschäftsleitung die Besucher freundlich zu den vorderen Plätzen begleiten.
• Keine technische Überprüfung: Testen Sie die gesamte Technik noch vor dem eigentlichen Tag. Ein Mikrofon, das Aussetzer hat, oder eine Präsentation, die nicht lesbar ist, bremsen den Ablauf sofort aus.
• Netzwerktreffen ohne festgelegte Richtung: Möchtest du, dass die Leute wirklich miteinander ins Gespräch kommen? Begleite das Networking mit einer unterhaltsamen Methode oder einer App, die passende Kontakte vermittelt. So verhinderst du, dass es nur bei Smalltalk bleibt.
  

Noch ein letzter Tipp von uns: Beginnen Sie den Tag mit unserem gesunde Shots.