¿Quieres organizar un congreso o un seminario? Haz que sea un evento lleno de energía con Bar Company

Lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer a la hora de organizar un congreso

Consejos para organizar un congreso:

• Céntrate en un público objetivo bien definido: Decide a quién quieres dirigirte y qué quieres que se lleven consigo al finalizar. Establece el objetivo de tu congreso y adapta el contenido, los ponentes y el formato en función de ello. Quizá te resulte útil un enfoque creativo, como, por ejemplo, un festival corporativo Bueno, al menos es mejor que un entorno tradicional.
• Comunícate con antelación: Enviar un reserva la fecha Con al menos tres meses de antelación, para que los invitados puedan reservar la fecha. Lo ideal es enviar la invitación oficial unas seis semanas antes. En ella, incluye la información esencial: dónde, cuándo, por qué y cómo se puede confirmar la asistencia.
• Involucra a tus invitados en el programa: Pide a tu público objetivo que te aporte sugerencias o ideas sobre temas. De este modo, el contenido será más relevante y los visitantes se sentirán más involucrados. Además, reduces la probabilidad de que ausencias sin previo aviso.
• Dale un toque personal: Envía una invitación mediante un breve vídeo o un mensaje personal, en lugar de un correo electrónico estándar. Un tono personal en tu comunicación genera un mayor sentimiento de conexión, incluso antes de que comience el congreso.
• Piensa como un visitante: Repasa mentalmente todo el programa: desde la llegada hasta la salida. ¿Con qué dificultades se puede encontrar alguien? ¿El recorrido es lógico? Al ponerte en el lugar de tus invitados de antemano, evitarás sorpresas el mismo día del evento.
• Anota todo: Asegúrate de tener buenas fotos y vídeos, o retransmite el congreso en directo. Esto no solo te proporcionará contenido de gran valor, sino que también hará que sea mucho más fácil despertar el interés de la gente por la próxima edición.
• No te olvides del seguimiento: Cuéntanos cómo te ha ido cuando termine el evento. Envíanos una breve valoración o comparte un vídeo resumen y una galería de fotos. Así se mantendrá un poco más ese sentimiento positivo y obtendrás comentarios muy valiosos para el futuro.
  

Lo que no hay que hacer al organizar un congreso:

• Horario diario estándar: Una jornada de 9:30 a 16:30 puede parecer práctica, pero suele provocar atascos. Además, un programa que solo incluya ponencias y pausas resulta poco inspirador. Es mejor planificar entre tres y cuatro momentos destacados, intercalados con momentos para relajarse.
• Demasiada comunicación: No abrumes a tus invitados con correos electrónicos y novedades. Decide de antemano qué momentos de contacto son realmente necesarios y comparte cada vez algo nuevo o valioso.
• Colas en la entrada: Haz que los visitantes se registren primero y solo después cuelguen sus abrigos. Así evitarás aglomeraciones en el mostrador porque las entradas aún están en los bolsillos de los abrigos.
• Insignias difíciles de leer: Una tarjeta de presentación que no se pueda leer pierde su sentido. Utiliza un tipo de letra grande y plantéate usar códigos de colores para diferentes grupos destinatarios o intereses.
• Las primeras filas están vacías: Evita que todo el mundo se siente en las últimas filas. Pide a un anfitrión o a alguien de la dirección que acompañe amablemente a los visitantes hasta los asientos de delante.
• Sin revisión técnica: Prueba todo el equipo técnico antes del día del evento. Un micrófono que falla o una presentación que no se ve bien le quitan el ritmo al evento al instante.
• Momento de networking sin rumbo fijo: ¿Quieres que la gente entable una conversación de verdad? Fomenta el networking con una actividad divertida o una aplicación que proponga emparejamientos. Así evitarás que todo se quede en una simple charla de bar.
  

Un último consejo por nuestra parte: empieza el día con nuestro chupitos saludables.