Home Congres

Congres of seminar organiseren? Maak er een energiek event van met Bar Company

Wil je een congres organiseren dat mensen niet alleen inhoudelijk raakt, maar ook qua beleving indruk maakt? Of ben je bezig met het plannen van een seminar, conferentie of symposium en zoek je nét dat beetje extra? Dan zit je goed bij Bar Company. Wij zorgen voor verfrissende concepten die je deelnemers energie geven, het netwerken stimuleren én je event memorabel maken.

Offerte aanvragen

Onze meest geboekte concepten voor congressen & seminars:

Met +10.000 uitgevoerde opdrachten weten wij precies hoe we jouw event tot een daverend succes kunnen maken. Kijk hieronder voor de mogelijkheden of bel ons direct voor advies.

Barista bar

Een goede kop koffie bij binnenkomst of in de pauze doet wonderen. Onze barista’s zorgen voor topkwaliteit, en onze bars zien er strak en professioneel uit. Lees meer over barista bar op congres.

Cocktailbar

Voeg een extra laag van luxe en vermaak toe aan je congres met een cocktailbar. Onze professionele bartenders maken de meest verfijnde cocktails of mocktails voor je gasten, van klassiekers tot op maat gemaakte creaties. Maak indruk met een stijlvol en feestelijk aanbod! Lees meer over cocktailbar op je congres.

Zuurstofbar

Dé eyecatcher voor je congres! Laat je gasten letterlijk even opladen met pure zuurstof en natuurlijke aroma’s. Goed voor de energie én het brein. Lees meer over zuurstofbar.

Smoothiebar

Voor wie gezond en verrassend wil combineren. Ook populair bij netwerkborrels aan het einde van een druk programma. Lees meer over smoothies.

Donut Wall op je congres

Een echte eyecather voor je congres. Lees meer over de Donutwall.

Koffiemachine op je congres

Verwelkom je gasten op je congres met een professionele koffiemachine. Met één druk op de knop geniet iedereen van echte barista-kwaliteit koffie. Zo zorg je voor een gastvrije en efficiënte ervaring die je event naar een hoger niveau tilt. Lees meer over koffiemachine op je congres.

beursstand catering koffiemachine tijdelijk huren

“ Van koffie tot cocktails, maak je beursstand onvergetelijk!“

Do’s en dont’s voor een congres organiseren

Do’s voor congres organiseren:

Richt je op één duidelijke doelgroep: Bepaal wie je wilt bereiken en wat je wilt dat zij meenemen na afloop. Stel het doel van je congres vast en stem de inhoud, sprekers en vorm daarop af. Misschien werkt een creatieve insteek zoals een corporate festival wel beter dan een traditionele setting.
Communiceer op tijd: Verstuur een save the date minimaal drie maanden vooraf, zodat gasten de datum kunnen blokkeren. De officiële uitnodiging volgt idealiter zo’n zes weken van tevoren. Vermeld hierin de kerninformatie: waar, wanneer, waarom en hoe men zich kan aanmelden.
Betrek je gasten bij het programma: Vraag je doelgroep om input of ideeën voor onderwerpen. Zo wordt de inhoud relevanter én voelen bezoekers zich meer betrokken. Bovendien verklein je de kans op no-shows.
Maak het persoonlijk: Stuur een uitnodiging via een korte video of persoonlijke boodschap in plaats van een standaardmail. Een persoonlijke toon in je communicatie zorgt voor een sterker gevoel van verbinding – nog vóór het congres begint.
Denk als een bezoeker: Loop het hele programma in gedachten door: van binnenkomst tot vertrek. Waar loopt iemand tegenaan? Is de routing logisch? Door vooraf in de huid van je gast te kruipen, voorkom je verrassingen op de dag zelf.
Leg alles vast: Zorg voor goede foto’s en video’s, of stream het congres live. Dat levert niet alleen waardevolle content op, maar maakt het ook veel makkelijker om mensen enthousiast te krijgen voor de volgende editie.
Vergeet de follow-up niet: Laat na afloop van je horen. Stuur een korte evaluatie of deel een aftermovie en fotogalerij. Zo blijft het positieve gevoel nog even hangen én krijg je waardevolle feedback voor de toekomst.

Dont’s voor congres organiseren:

Standaard dagindeling: Een congres van half 10 tot half 5 lijkt handig, maar zorgt vaak voor fileleed. Bovendien is een programma met enkel sprekers en pauzes weinig inspirerend. Plan liever drie à vier sterke momenten, afgewisseld met ruimte voor ontspanning.
Te veel communicatie: Overlaad je gasten niet met e-mails en updates. Bepaal van tevoren welke contactmomenten echt nodig zijn en deel elke keer iets nieuws of waardevols.
Rijen bij de entree: Laat bezoekers eerst registreren en daarna pas hun jas ophangen. Zo voorkom je opstoppingen bij de balie omdat tickets nog in jaszakken zitten.
Slecht leesbare badges: Een naamkaartje dat niet te lezen is, mist z’n doel. Gebruik een groot lettertype en overweeg kleurcodes voor verschillende doelgroepen of interesses.
Lege eerste rijen: Voorkom dat iedereen achterin gaat zitten. Laat een host of iemand van het management bezoekers vriendelijk begeleiden naar de voorste plekken.
Geen technische check: Test alle techniek vóór de dag zelf. Een microfoon die hapert of een presentatie die niet leesbaar is, haalt de vaart er direct uit.
Netwerkmoment zonder richting: Wil je dat mensen écht met elkaar in gesprek gaan? Begeleid het netwerken met een leuke werkvorm of een app die matches maakt. Zo voorkom je dat het enkel bij borrelpraat blijft.